Onze missie, visie en ambitie in actie
Structuur en cultuur samen aanpakken - dat is waar organisatieontwerp over gaat.
Organisatieontwerp is de keuze hoe je het werk verdeelt: welke eenheden er zijn, welke complete werkpakketten elk van hen kan afronden, en waar beslist wordt. Wie het werk in functies opdeelt, verdeelt daarmee ook elke verandering over het hele huis. Wie het rond hele stromen organiseert, laat een verandering op één plek landen. Die benadering heet innovatieve arbeidsorganisatie of sociotechniek, naar het werk van Ulbo De Sitter.
De moderne sociotechniek wordt levend gehouden door het Ulbo de Sitter Kennisinstituut in Nederland en Vlaanderen.
Streef je naar een werkplek waarin flow en samenwerking de norm zijn? Merk je dat dit niet altijd vanzelf komt, en dat het steeds meer inspanning kost om klanten te bedienen? Dan is het tijd om door een ontwerplens te kijken en eventuele weeffouten in je organisatiestructuur aan te pakken.
Organisatiestructuur gaat verder dan organogrammen en procedures. Het bepaalt hoe werk wordt verdeeld en gedeeld. Een complexe structuur belemmert wendbaarheid en vermindert betrokkenheid.
Stel je voor dat een organisatie haar werkprocessen opsplitst in verschillende taken en verantwoordelijkheden. Bij elke nieuwe taakverdeling neemt de onderlinge afhankelijkheid tussen teamleden toe. Er is meer communicatie en coördinatie nodig om alles soepel te laten verlopen.
Wanneer de arbeidsdeling groter wordt, groeit ook het aantal interacties tussen teamleden exponentieel. Als je het werk verdeelt in 25 stukken tellen we 300 afstemmingsmogelijkheden. Verdeel je in 59 stukken, dan zijn het er 1.172. Een grotere opdeling leidt vaak tot overvolle agenda's, eindeloze vergaderingen en frustraties - waardoor de efficiëntie in het gedrang komt.
Het is dus essentieel om de arbeidsdeling zorgvuldig te ontwerpen en te beheren, met oog voor de toenemende complexiteit en de noodzaak van effectieve communicatie tussen teamleden.
Een gepaste organisatiestructuur vormt het fundament voor werkbaar werk en draagt bij tot beter presterende organisaties. We omarmen de principes van Innovatieve Arbeidsorganisatie (IAO): initiatieven die de prestaties van organisaties verbeteren door duurzame samenwerking tussen mensen te faciliteren. In de wetenschap ook bekend als Workplace Innovation en High Performance Work Systems (HPWS).
Ons ontwerpproces is geworteld in de sociotechnische systeemtheorie en gevalideerd door decennia van wetenschappelijk onderzoek. We herontwerpen zowel de organisatiestructuur als het teamwerk, zodat de organisatie en haar medewerkers als geheel beter functioneren.
We integreren de baanbrekende ideeën van Robert Karasek over jobontwerp: de sleutel tot het voorspellen van werkstress en het creëren van gezonde werkomgevingen. Wetenschappelijk onderbouwd én erkend door toonaangevende externe instanties in de arbeidsgeneeskunde.
Op basis van het model van Karasek krijg je vier jobsoorten. Het vergroten of verkleinen van regelcapaciteit heeft gevolgen voor het welzijn, net als het verhogen of verlagen van werkdruk.
Als mensen werkdruk ervaren en tegelijk de mogelijkheid hebben om zaken zelf te regelen, voelen ze zich daar goed bij. Zie het kwadrant rechtsboven: Actief.
De drie andere kwadranten zijn ziekmakend:
Je kan veel zelf regelen, maar er is te weinig werkdruk om je op te richten.
Hoge werkdruk én de ruimte om zaken zelf te regelen.
Je hebt weinig in eigen hand en er is geen werkdruk.
Hoge werkdruk, maar niet de mogelijkheid om zaken te regelen.
De keuze hoe je het werk verdeelt: welke eenheden er zijn, wat elk van hen compleet kan afmaken, en waar beslist wordt. Die keuze bepaalt hoeveel overleg elk resultaat kost. Organisatieontwerp is dus geen organogram tekenen, maar bepalen waar het werk kan afgemaakt worden.
Als één verandering op één plek het hele huis in beweging zet. Moet er voor een aanpassing bij één dienst afgestemd worden met ICT, HR, communicatie en drie overlegorganen, dan is de verdeling van het werk het probleem, niet het aantal projecten.
Een ontwerpbenadering die het werk rond hele stromen organiseert in plaats van rond functies, zodat een team een compleet stuk werk draagt en er zelf over beslist. Ze komt uit het werk van Ulbo De Sitter en wordt in Vlaanderen uitgedragen door Workitects.