Iedereen wacht op groen. Over regels en principes.

Het is zes uur ’s ochtends. Het kruispunt is leeg, zover je kunt kijken. Het licht staat op rood, en je wacht.

Niet omdat het nodig is. Omdat de regel het zegt, en de regel weet niet dat er niemand komt.

Een verkeerslicht is een goed ontworpen regel. Het is duidelijk, het is eerlijk, en je hoeft er niet bij na te denken. Dat is zijn kracht. Het is ook de reden waarom het verkeer stilstaat terwijl er niets gebeurt.

Evenveel verkeer, drie manieren van sturen

Op de drie kruispunten hierboven rijdt ongeveer evenveel verkeer. Wat verschilt, is hoe het gestuurd wordt.

Bij het verkeerslicht beslist de regel. Iedereen doet wat gevraagd wordt: stoppen bij rood, rijden bij groen. Je voert uit, en nadenken hoeft niet. Iedereen volgt hetzelfde schema, of het nu druk is of stil, en de rij ontstaat door de regeling, niet door de drukte.

Bij de rotonde beslist een principe: wie op de rotonde rijdt, gaat voor. Het principe ligt vast, de toepassing ligt bij de bestuurder. Die kijkt, houdt rekening met wie voorrang heeft, voegt in en rijdt door. Niemand staat stil.

Op het derde kruispunt is er geen licht en geen rotonde. Er is een afspraak die iedereen kent, en iedereen leest de situatie. Het werkt omdat mensen elkaar zien en hun verantwoordelijkheid nemen.

Zo stuurt een organisatie ook

Met regels, het verkeerslicht van de organisatie: procedures, goedkeuringsrondes, handtekeningen. Duidelijk en eerlijk, en ze vragen niets van het oordeel van wie ze volgt. Iedereen houdt zich aan de doelstellingen van het eigen team of de eigen afdeling, en zo ontstaan eilandjes. Een aankoop van vijftig euro gaat langs dezelfde drie handtekeningen als een aankoop van vijftigduizend.

Met principes, de rotonde: één gedeeld uitgangspunt dat iedereen zelf toepast. “Wat de klant helpt, gaat voor.” Het principe ligt vast. Wat het in een concrete situatie betekent, beslist wie er het dichtst bij staat.

Met richtlijnen, het derde kruispunt: een kader waarbinnen teams zelf kiezen. Het kader zegt waar de grenzen liggen, niet wat er binnen die grenzen moet gebeuren.

Elk van de drie heeft zijn plaats. Een verkeerslicht hoort waar trams, fietsers en vrachtverkeer elkaar kruisen. Een procedure hoort bij wat veiligheid of wetgeving raakt, en bij goedkeuringen waar een tweede blik echt iets toevoegt. Wat telt, is dat de keuze bewust gemaakt wordt. In veel organisaties gebeurt het ongemerkt: bij elk incident komt er een regel bij, en zo stapelen ze zich op. Wie ze ooit weer weghaalt, staat nergens beschreven.

Principes werken waar drie dingen kloppen

Duidelijkheid en overzicht. Wie invoegt, weet wat de afspraak is en ziet wat er aankomt. In een organisatie is dat helderheid over wie wat doet, en informatie over wat anderen doen op het moment dat je ze nodig hebt.

Tijd en kennis om te oordelen. Op een autosnelweg leg je geen rotonde: bij die snelheid valt er niets te beoordelen. Wie een beslissing neemt, heeft de tijd en de kennis nodig om ze goed te nemen.

Een gedeeld doel. Iedereen op de rotonde wil hetzelfde: er veilig af. In een organisatie is dat het antwoord op de vraag waarvoor je er bent, en of iedereen dat antwoord kent.

Dat zijn geen karaktertrekken van mensen. Het zijn ontwerpkeuzes. Hoeveel regelruimte iemand krijgt, en of die ruimte ook te gebruiken is, volgt uit hoe het werk verdeeld is. Robert Karasek toonde eind jaren zeventig dat regelruimte, samen met de werkdruk, bepaalt of werk uitdaagt of uitput. Meer daarover op organisatieontwerp.

Van regel naar principe

Wie regels vervangt door principes, geeft de controle niet uit handen. Die legt ze op een andere plek: bij wie het werk doet, binnen een kader dat iedereen kent.

Daar zit ook de verbinding met veranderlast. Dat artikel gaat over hoeveel verandering er tegelijk door een organisatie moet. Dit gaat over hoeveel ruimte mensen krijgen om die verandering op te vangen. Een organisatie die met regels stuurt, voelt elke verandering overal. Een organisatie die met principes stuurt, vangt ze op waar ze landt.

De vraag om mee te beginnen: welke regel in jouw organisatie zou een principe kunnen worden? Kijk naar de regel die het vaakst omzeild wordt. Die vertelt je waar mensen allang met een principe werken.

Herken je zo’n regel in je eigen organisatie? Laat het gerust weten. Een gesprek erover is altijd welkom.