Hoe een innovatieve AI-toepassing via projectmatige begeleiding uitgroeide tot een goedgekeurde kwaliteits- en risicobeheersmaatregel
Klant
Entiteit Vlaamse Overheid
Rol
Organisatieontwikkelaar - projectmatige begeleiding, governance en organisatiebrede implementatie
Binnen de GenAI Impact Factory ontstond een experiment waarbij generatieve AI werd ingezet om bemiddelaars te ondersteunen bij het voorbereiden van transmissieverslagen. Het experiment toonde operationele meerwaarde: informatie structureren, aandachtspunten zichtbaar maken en transmissieverslagen helderder en consistenter formuleren. Maar een veelbelovend experiment is nog geen organisatiebrede praktijk.
Transmissieverslagen maken deel uit van een gevoelige procescontext. Kwaliteit, volledigheid en formulering wegen zwaar, maar het gebruik van generatieve AI mag de professionele beoordeling van de bemiddelaar niet vervangen. De uitdaging ging daarom veel verder dan de technische kwaliteit van een prompt.
Er moest een samenhangende maatregel ontstaan die medewerkers praktisch ondersteunt, de kwaliteit en consistentie van transmissieverslagen versterkt, duidelijke grenzen stelt aan het gebruik van generatieve AI, persoonsgegevens en medische gegevens beschermt, menselijke controle en professionele eindverantwoordelijkheid waarborgt, risico's vooraf beheersbaar maakt en juridisch, ethisch en organisatorisch getoetst kan worden. En dat alles in afstemming met de bredere AI-governance van de organisatie.
In november 2025 werd het initiatief omgezet naar een projectmatige aanpak. Als organisatieontwikkelaar begeleidden we de overgang van een experimentele toepassing naar een formeel beoordeelde, goedgekeurde en gecoördineerde kwaliteits- en risicobeheersmaatregel. De brug werd gelegd tussen de operationele expertise uit de werkgroep en de bredere organisatorische vereisten rond kwaliteit, privacy, ethiek, risico, opleiding en governance.
De toepassing werd bewust gepositioneerd als een ondersteunende kwaliteitsleidraad binnen Gemini. Ze helpt bemiddelaars bij de voorbereiding en formulering, maar neemt geen professionele beoordeling of beslissing over. De bemiddelaar blijft eigenaar van de inhoud en eindverantwoordelijk voor het finale verslag. Rond die toepassing bouwden we een gecoördineerd kader op: heldere doelafbakening, expliciete gebruiks- en privacyvoorwaarden, kwaliteits- en validatiemomenten, ethische en juridische toetsing, formele opname in de AI-governance en AI-inventaris, gerichte communicatie en microlearning, toegangsvoorwaarden gekoppeld aan correct gebruik, en structurele opvolging.
Het fundamentele kantelpunt was de overgang van een experimentele innovatievraag naar een projectmatige organisatievraag. Niet langer stond enkel centraal: 'kan generatieve AI bemiddelaars hierbij ondersteunen?'. De vraag werd: 'hoe maken we van dit experiment een veilige, kwaliteitsvolle en bestuurbare maatregel die organisatiebreed kan worden toegepast?'.
Daardoor werden technologie, professioneel handelen, privacy, kwaliteit, opleiding, risico en governance als één geheel ontworpen. Geen losse oplossing meer, maar een gecontroleerde werkwijze.
AI-experimenten worden niet duurzaam door technologie alleen. Ze worden duurzaam wanneer ze projectmatig begeleid worden en vertaald in heldere rollen, kwaliteitsvoorwaarden, risicobeheersing, opleiding, besluitvorming en structureel eigenaarschap.
Dat is de kern van mensgericht digitaliseren: niet alleen een AI-oplossing ontwikkelen, maar een organisatiepraktijk ontwerpen waarin medewerkers weten wat de technologie doet, wat ze niet doet en waarvoor zij zelf verantwoordelijk blijven. De organisatie beschikt voortaan over een gecontroleerde werkwijze waarmee generatieve AI op een verantwoorde manier kan worden ingezet binnen een gevoelige klant- en procescontext, en over een herbruikbare aanpak voor toekomstige GenAI-initiatieven.