Een meervoudige systeemwissel zonder de eigen werkwijze te verliezen
Een internationale financiële instelling besliste om HR-processen wereldwijd te uniformiseren bij één systeemleverancier, te beginnen bij personeelsadministratie en loonverwerking. Voor de Belgische organisatie betekende dat meerdere systemen gelijktijdig invoeren, SAP (ADP GlobalView) voor personeelsadministratie, en in dezelfde beweging overschakelen van SD Worx naar Partena als sociaal secretariaat, met de loonverwerking op SAM Level 5 en de tijds- en afwezigheidsregistratie bij EasyPay Group.
Uniformisering levert op groepsniveau schaal en transparantie op, maar lokaal komt alles tegelijk binnen. Meerdere platformen, meerdere leveranciers, een nieuwe partner voor loon en tijdsregistratie, en dat alles binnen dezelfde afspraken over tijd, kost en planning. Elke onduidelijkheid tussen de groep, de lokale organisatie en een leverancier werd een extra afstemmingsronde.
Daar kwam lokaal ongenoegen bovenop: de organisatie moest een vertrouwde partner met een uitgebreid dienstenpakket inruilen voor een nieuwe, en dat verlies speelde mee in elk gesprek over de omschakeling. Kortom: bij elke omschakeling lag dezelfde vraag op tafel: blijft dit nog werken zoals wij gewoon zijn?
Eén plan van aanpak, gevalideerd door alle betrokkenen: stuurgroep, HR- en businessmanagers en leveranciers. Risico-inschattingen liepen door alle projectactiviteiten heen, met aandacht voor systeembeveiliging en organisatiestructuur.
Daarnaast lag er een tweede laag in het werk: doorvertalen en verbinden. Wensen en eisen scherp doorspreken met de leveranciers, complexe situaties pragmatisch en begrijpbaar terugbrengen naar de organisatie, en leveranciers actief sturen zodat hun werk strookte met de verwachting van de opdrachtgever.
Het moment waarop alle betrokkenen, intern en bij de leveranciers, hetzelfde beeld hadden van wat er moest gebeuren, in welke volgorde en met welke afhankelijkheden. Vanaf dan was het project bestuurbaar in plaats van complex, gedragen door voortdurende communicatie in alle richtingen.
De gelijktijdige omschakeling ging live zoals gepland, met de lokale eindverantwoordelijkheid voor het nieuwe sociaal secretariaat en de bijbehorende systemen voor personeelsadministratie, loon en tijdsregistratie. Binnen het globale project, aangestuurd vanuit de hoofdzetel, gold de lokale uitrol van SAP (ADP GlobalView) als best practice voor de rest van de groep.
De organisatie bleef zichzelf herkennen in hoe het werk gedaan wordt: systeemconfiguratie, leveranciersregie en de bestaande werkwijze bleven samen op koers.
projectleiding
SAP (ADP GlobalView), SAM Level 5 (Partena), tijds- en afwezigheidsregistratie (EasyPay Group)