Een meervoudige systeemwissel begeleiden, met behoud van waarden en werkwijze
Klant
Een internationale financiële instelling
Rol
Project Manager
De hoofdzetel in Nederland besliste om enkele HR-processen wereldwijd te uniformiseren naar één globale HR IT-systeem leverancier, te beginnen met personeelsadministratie en payrolling, met daarna automatisering van Compensation & Benefits. Voor de Belgische organisatie betekende dat: meerdere systemen gelijktijdig invoeren en in dezelfde beweging overschakelen naar een nieuw sociaal secretariaat.
Een wereldwijde uniformisering brengt op groepsniveau efficientie, transparantie en kostenbesparing met zich mee. Op lokaal niveau betekent het de bestaande systemen voor personeelsadministratie en payrolling tegelijk omzetten naar nieuwe platformen (SAP-software, ADP GlobalView, SAM Level 5), inclusief tijdregistratie.
Het complexe zat in de gelijktijdigheid. Meerdere systemen, meerdere leveranciers en een wissel van sociaal secretariaat, en dat alles binnen de vooropgestelde tijdslijn, kost en budget, met respect voor de waarden en werkwijze van de opdrachtgever.
Als projectmanager bouwden we een plan van aanpak op dat gevalideerd werd door alle betrokkenen: stuurgroep, business managers en leveranciers. Risico-assessments liepen overheen alle projectactiviteiten en richting de leveranciers, met aandacht voor systeembeveiliging en organisatiestructuur.
Naast de inhoudelijke sturing was er een tweede laag: vertalen. De wensen en eisen van de opdrachtgever heldere vertalen naar de leveranciers, complexe situaties pragmatisch en begrijpbaar maken voor de opdrachtgever, en leveranciers actief sturen zodat hun acties strookten met de klantverwachting. We onderhandelden bovendien actief op de offertes om de gemaakte afspraken scherp te houden.
Het kantelpunt was het moment waarop alle betrokkenen, intern en bij de leveranciers, één gedeeld beeld hadden van wat er moest gebeuren, in welke volgorde en met welke afhankelijkheden. Vanaf dat moment werd het project bestuurbaar in plaats van complex.
Continue communicatie naar en met alle betrokkenen droeg dat vertrouwen. Lokaal namen we de eindverantwoordelijkheid op voor de overschakeling naar het nieuwe sociaal secretariaat en de bijbehorende systemen voor uitbetaling van lonen en tijdregistratie, terwijl we het centrale projectteam ondersteunden in de uitrol van het globale SAP-systeem voor personeelsadministratie.
Meerdere HRIS-systemen tegelijk invoeren is meer dan een planning-oefening. Het is een evenwichtsoefening tussen systeemconfiguratie, leveranciersregie en respect voor de bestaande werkwijze van de organisatie. Wie die drie samen op koers houdt, levert tijdig op zonder de cultuur te ondermijnen.
De gelijktijdige projectimplementatie haalde de voorziene go-live datum. Dat is mensgericht digitaliseren in de praktijk: technologie en sociaal secretariaat gelijktijdig vernieuwen, terwijl de organisatie zichzelf blijft herkennen in hoe het werk gedaan wordt.