Van organisch gegroeide werkwijzen naar één herkenbare HR-levenscyclus
Bij een grote publieke organisatie werkten de HR-processen wel, maar ze waren over de jaren organisch gegroeid. Tegelijk vroeg het centrale systeemlandschap een eenduidiger en digitaal verankerde manier van werken. De vraag: hoe vernieuw je de HR-levenscyclus inhoudelijk en laat je die meteen meebewegen met het platform?
Documentatie, werkwijzen en hulpmiddelen waren los van elkaar opgebouwd, zonder standaardisatie over de HR-domeinen heen. Elke aanpassing vroeg daardoor opnieuw afstemming: tussen domeinen onderling, met het bredere HR-kader en met de partners rond het platform, Cornerstone, AgO en de interne IT-organisatie.
En zolang de configuratie het vertrekpunt was in plaats van het werk, ging elke discussie over het scherm en niet over de werkwijze.
Een gefaseerd traject in een vaste volgorde. Eerst de kernprocessen in kaart brengen en hertekenen: werving en selectie, onthaal van nieuwe medewerkers, functionerings- en ontwikkelgesprekken, leren en ontwikkelen. Daarna de hulpmiddelen en documentatie actualiseren. Pas dan de vertaling naar systeemvereisten.
In werksessies met de HR-businesspartners werd elke processtap getoetst aan de dagelijkse praktijk, terwijl de samenwerking met Cornerstone, AgO en de interne IT-organisatie op één koers werd gehouden.
Het moment waarop de discussie niet langer ging over welke processtap in welk scherm hoort, maar over wat hier eigenlijk de manier van werken is. Eigenaarschap kwam terug bij de HR-collega's, en de configuratie werd een afgeleide van die helderheid in plaats van het vertrekpunt.
Geactualiseerde processen, documentatie die één taal spreekt en een sterkere afstemming met het bredere HR-kader. Proces en systeem versterkten elkaar: de procesarchitectuur gaf richting aan het platform, en het platform maakte de gemaakte keuzes zichtbaar.
Nieuwe vragen kan de HR-organisatie nu beantwoorden vanuit haar eigen processen, niet vanuit het systeem.