Processen herontwerpen en tegelijk laten landen in het systeem dat ze dagelijks ondersteunt
Klant
Het HR-departement van een Vlaamse overheidsorganisatie
Rol
Project Manager
De HR-processen waren operationeel, maar waren over de jaren organisch gegroeid. Tegelijk vroeg het systeemlandschap van de Vlaamse overheid (Vlimpers / Cornerstone) een meer eenduidige en digitaal verankerde manier van werken. De vraag: hoe vernieuw je de HR-levenscyclus inhoudelijk én laat je die meteen meebewegen met het digitale platform?
Documentatie, tools en werkwijzen waren in de loop der jaren losjes uitgebouwd. Standaardisatie over de verschillende HR-domeinen ontbrak, en de afstemming met het bredere HR-architectuurkader van de Vlaamse overheid was nog niet helder gemaakt.
Bovendien was er een uitgesproken vraag om systeem en realiteit op elkaar te laten aansluiten: de configuratie van Cornerstone moest stroken met wat operationeel echt nodig is, niet omgekeerd.
Als projectmanager bouwden we een gefaseerd traject op: eerst de kernprocessen in kaart brengen en hertekenen (recruitment en selectie, onboarding, performance review, learning en development), daarna de tools en documentatie actualiseren, en pas dan de vertaling maken naar systeemvereisten.
In werksessies met de HR Business Partners toetsten we elke processtap aan de dagelijkse praktijk. Parallel coordineerden we de samenwerking met externe partners (Cornerstone, AgO, IT) en hielden we change requests, business requirements en communicatie samen op koers.
Op een bepaald moment kantelde de discussie. Het ging niet langer over 'welke processtap zetten we in welk scherm', maar over 'wat is hier nu eigenlijk onze manier van werken'. Eigenaarschap kwam terug bij de HR-collega's, en de configuratie van Cornerstone werd een afgeleide van die helderheid in plaats van het vertrekpunt.
Vanaf dat moment versterkten proces en systeem elkaar: de procesarchitectuur gaf richting aan de modules en de LMS, en omgekeerd gaf het platform zichtbaarheid aan de gemaakte keuzes.
Een HRIS-implementatie slaagt wanneer ze geen IT-traject blijft, maar een HR-vernieuwingstraject wordt. Door eerst inhoud en governance op orde te brengen en pas daarna te configureren, ontstaat een digitaal verankerde HR-levenscyclus die past bij hoe de organisatie effectief werkt.
Het resultaat is meer dan een opgeleverd systeem: het is een HR-departement met geactualiseerde processen, harmonieuzere documentatie en een sterkere afstemming met het bredere HR-kader van de Vlaamse overheid. Mensgericht digitaliseren betekent precies dit: technologie inzetten zodat het werk helderder en eigenaarschap groter wordt.