Van verspreide gewoonten naar één gedeelde manier van werken
Bij een internationale organisatie in de privésector zaten de personeelsadministratie en de loonverwerking verspreid over veel lokale vestigingen, elk met eigen gewoonten. Tegelijk lag er de ambitie om die operatie te professionaliseren met automatisering: de processen verder uitbouwen binnen SAP HR en de workflows eromheen laten lopen via K2. De opdracht: het team HR Operations dat instaat voor Comp & Ben structureel centraliseren in een gedeeld dienstencentrum, en in dezelfde beweging de digitale basis leggen waarop dat centrum kan draaien.
Verspreide administratie betekent veel impliciete kennis en evenveel varianten op hetzelfde proces. Dat gaf procesvariatie, weinig transparantie en een hoge administratieve werklast, telkens afhankelijk van wat een vestiging in de loop van de jaren had opgebouwd.
Centraliseren alleen zou die versnippering niet oplossen maar verplaatsen: dezelfde varianten, voortaan op één plek.
Twee verstrengelde sporen. Het structurele spoor: als projectleider en team lead het team HR Operations (Comp & Ben) centraliseren in één gedeeld dienstencentrum, de besluitvorming helder maken en een gedeelde werkwijze installeren.
Het digitale spoor: de processen van begin tot eind in kaart brengen, de loonadministratie met hoog volume automatiseren via RPA (robotic process automation), de processen verder doorontwikkelen binnen SAP HR, K2 workflow management inzetten voor de orkestratie en een samenwerkingsomgeving uitbouwen. Een klein projectteam werd daarin geleid en gecoacht, samen met de externe partners en de centrale IT-organisatie in Duitsland.
Het moment waarop processen niet langer aan vestigingen of personen vasthingen, maar herkenbaar werden als “zo doen wij dat”. Workflows kregen eigenaars, beslissingen werden navolgbaar en HR en de operaties werkten voortaan met dezelfde gegevens in plaats van met elkaars bestanden.
Handmatige administratie nam af, de loonverwerking werd robuuster en het dienstencentrum kreeg een eigen, professionele identiteit. Waar het team voor elke maandelijkse uitbetaling omvangrijke bestanden regel per regel moest nakijken op fouten en aanvullingen, nam SAP HR na de doorontwikkeling een groot deel van die controle over. En een proces met hoog volume, waar mensen voordien lang aan vastzaten, liep na automatisering elke dag opnieuw door zonder dat er iemand aan te pas kwam.
De cultuur die in het team groeide, droeg daaraan minstens evenveel bij als de technologie. Wat overbleef is een schaalbaar HR-fundament waarin structuur, technologie en mensen samen ontworpen zijn.
projectleiding en teamleiding
SAP HR, K2 workflow management, RPA