Centralisatie en digitalisering in één beweging, met respect voor de mensen die de operatie dragen
Klant
HR Operations - Compensation & Benefits binnen een internationale retailorganisatie (Makro/Metro)
Rol
Project Manager en Team Lead
Personeelsadministratie en payroll waren verspreid over verschillende winkels, met telkens eigen gewoonten. Tegelijk lag er een strategische ambitie om het HR-landschap te moderniseren en te professionaliseren via digitale automatisering. De opdracht: structureel centraliseren en tegelijk de digitale architectuur leggen waar de nieuwe Shared Service Center op kan draaien.
Lokaal verspreide HR Operations betekent veel impliciete kennis en uiteenlopende werkwijzen. Dat zorgde voor procesvariatie, beperkte transparantie en een hoge administratieve werklast, telkens afhankelijk van wat individuele winkels in de loop van de tijd opgebouwd hadden.
Centralisatie alleen zou niet volstaan. Zonder gelijktijdige digitalisering zou het Shared Service Center de oude versnippering simpelweg op één plek samenbrengen. Beide bewegingen moesten dus tegelijk gemaakt worden.
Als projectmanager en team lead hebben we de transformatie in twee verstrengelde sporen aangepakt. Het structurele spoor: HR Operations centraliseren binnen Compensation & Benefits, governance helder maken en een gedeelde manier van werken installeren. Het digitale spoor: end-to-end processen in kaart brengen, hoogvolume payroll-administratie automatiseren via RPA, SAP HR verder uitbouwen en het K2-workflowplatform implementeren voor orkestratie.
Daaromheen bouwden we de IT-architectuur uit voor samenwerking en communicatie, met integratie van SharePoint, Power Apps, Office 365, MS Teams en e-signatures. Een projectteam van vijf mensen werd hierin gecoacht en geleid, samen met externe partners zoals Flexso en SD Worx en de IT-hoofdzetel.
Het kantelmoment kwam toen processen niet langer aan winkels of personen vasthingen, maar herkenbaar werden als 'zo doen wij dat'. Workflows kregen eigenaars, beslissingen werden traceerbaar en de samenwerking tussen HR en Operations werd vloeiender.
Vanaf dat punt begon de digitale architectuur zichtbaar te renderen: handmatige administratie nam af, payroll werd robuuster en het Shared Service Center kreeg een eigen, professionele identiteit. De cultuur die binnen het team groeide droeg minstens evenveel als de technologie.
Digitale transformatie in HR werkt wanneer structuur, technologie en mensen samen ontworpen worden. Centralisatie zonder digitalisering blijft administratief. Digitalisering zonder structurele helderheid blijft fragiel. Pas wanneer beide samen lopen, ontstaat een schaalbaar HR-fundament.
Het departement evolueerde van decentrale, handmatige administratie naar een gecentraliseerd, digitaal gedragen serviceorganisatie. Dat is mensgericht digitaliseren in de praktijk: technologie inzetten zodat het werk helderder wordt en mensen meer ruimte krijgen voor wat echt waarde toevoegt.