Belastingontduiking tegengaan met CRS, tot in de hele klantketen

De regels raken het volledige klanttraject: het aansluiten van nieuwe klanten, het openen van rekeningen en elke wijziging in klantgegevens, tot een adreswijziging toe. Dat is geen afgebakend project maar een aanpassing die overal in de keten opduikt. Zolang procedures, systemen en de mensen die ermee werken los van elkaar werden aangepakt, verplaatste elke oplossing het probleem naar de volgende schakel, en bleef de rapportering afhankelijk van wat er stroomopwaarts toevallig goed was ingevuld.

Eerst het kader. De governancestructuur en het projectteam werden opgezet, met een projectplanning, de inzet van mensen en de nodige budgetten. Daarmee lag vast waar keuzes gemaakt en opgevolgd werden.

Op die basis volgden de procedures en de bijhorende systemen, inclusief het testen ervan, voor het aansluiten van nieuwe klanten, het openen van rekeningen en het verwerken van wijzigingen in klantgegevens. Opleiding en instructies voor alle betrokken medewerkers hoorden bij de oplevering, niet erna: zonder dat laatste blijft een procedure een document.

Het moment waarop procedures, systemen en gedrag in samenhang ontworpen werden. De bank kon accuraat rapporteren omdat de processen rond klantintake en gegevenswijzigingen daarop waren afgestemd, en omdat de medewerkers wisten waarom en hoe. Een internationale regelwijziging werd zo geen losse compliance-oefening, maar een beweging die de manier van werken over de hele klantketen consistenter maakte.

Compliance die werkt in de dagelijkse praktijk, en een organisatie die de volgende regelwijziging beter aankan. Heldere procedures, ondersteunende systemen en voorbereide medewerkers zorgen ervoor dat regelgeving geen rem wordt, maar een aanleiding om beter te organiseren.