Globale regelgeving omzetten naar werkbare processen, systemen en gedrag
Klant
Een internationale financiële instelling
Rol
Opzetten governance, projectplanning, procesuitwerking en training
Financiële instellingen krijgen in toenemende mate te maken met wetgeving rond het verstrekken van informatie en persoonsgegevens. Overheden gebruiken die kaders om belastingontduiking tegen te gaan. De OESO Common Reporting Standard zet een belangrijke stap richting een globaal gecoördineerde aanpak rond het uitwisselen van financiële account-informatie tussen belastingdiensten.
CRS vraagt van financiële instellingen dat zij klanten identificeren volgens de CRS-vereisten, nagaan in welk land zij belastingplichtig zijn, en informatie over buitenlandse belastingplichtigen rapporteren aan de lokale belastingdienst. Dat raakt het volledige klanttraject, van het aansluiten van nieuwe klanten tot wijzigingen in klantdata zoals woonplaats of contactgegevens.
Zonder globale reikwijdte zouden individuen of organisaties investeringen via andere landen kunnen routeren en lokale belastingdiensten kunnen ontwijken. De regelgeving bouwt voort op eerdere kaders zoals FATCA en de Europese Spaarrichtlijn, en vraagt om een coherente vertaling naar de praktijk van de bank.
We zetten de governance-structuur en het projectteam op, leverden een projectplanning, organiseerden de resource-inzet en zorgden voor de nodige budgetten. Daarmee kreeg het traject een helder kader waarin keuzes konden worden gemaakt en opgevolgd.
Op die basis werkten we de procedures en bijbehorende systemen uit, inclusief testing, voor het aansluiten van nieuwe klanten, het openen van nieuwe rekeningen en het verwerken van wijzigingen in klantdata. Training en instructies van alle betrokken medewerkers maakten integraal deel uit van de oplevering, zodat de nieuwe werkwijze ook in de dagelijkse praktijk werkbaar werd.
Het verschil ontstond toen procedures, systemen en gedrag in samenhang werden ontworpen. De bank kon accuraat rapporteren aan de lokale overheid omdat de processen rond klantintake en data-wijzigingen daarop waren afgestemd, en omdat de medewerkers die ermee werken wisten waarom en hoe.
Een internationale regelwijziging werd zo geen losse compliance-oefening, maar een organisatie-brede beweging die de manier van werken consistenter maakte over de hele klantketen heen.
Globale regelgeving raakt zelden één afdeling. Ze raakt processen, systemen, governance en de mensen die ermee werken. Wie dat in samenhang aanpakt, krijgt compliance die werkt én een organisatie die zich beter ontworpen heeft om met toekomstige regelwijzigingen om te gaan.
Werkbaar werk in een sterk gereguleerde context betekent precies dat: heldere procedures, ondersteunende systemen en goed voorbereide medewerkers, zodat regelgeving geen rem wordt maar een aanleiding voor beter organiseren.